Zeitmanagement

Ziele setzen & Auftragsklärung

Beschreibung

Du erhältst Aufgaben mit unklaren Zielen, widersprüchlichen Erwartungen und sollst trotzdem sofort liefern? Schluss mit Rätselraten und Korrekturschleifen.
Lerne, Ziele smart zu formulieren, Aufträge mit den richtigen W-Fragen zu klären und mit smarten Formulierungen Missverständnisse zu vermeiden.

Was hast du davon?

  • Klare Ziele statt Missverständnisse
  • Weniger Rückfragen und Korrekturschleifen
  • Mehr Sicherheit bei Aufgaben und Erwartungen

20 Minuten

Texte

Video

Transferaufgabe

Hier lassen sich zwei Dimensionen aufmachen, welche für dein Zeitmanagement zuträglich sein können:


1. SMART(e) Zielbeschreibung

2. Klärung des Ziels / der Aufgabe durch W-Fragen


 SMART ist ein Akronym: Hinter jedem der Buchstaben verbirgt sich etwas – damit die smarte Formulierung ganz im Sinne von „clever“ funktioniert.

 Sollte das Ziel nicht smart genug sein, darfst du für Klarheit sorgen:

SMART(e) Zielbeschreibung

Spezifisch

Je genauer und spezifischer dein Ziel oder deine Aufgabe beschrieben ist, bzw. je klarer du weißt, was zu tun ist, desto eher gelangst du an dein Ziel / erledigst du die Aufgabe in guter Qualität.

Messbar

Du musst wissen, wann du dein Ziel erreichst: wann ist eine akzeptable Qualität vorhanden; das hilft dir auch dabei, nicht übers Ziel hinaus mehr Zeit zu investieren als nötig.

Attraktiv / Akzeptabel

Je attraktiver ein Ziel formuliert ist, desto eher erreichen wir es. Mindestens akzeptabel sollten wir uns die Aufgabe oder das Ziel formulieren.

Realistisch

Realistisch bezüglich des Umfangs, unserer Kompetenz und Kapazität. Bedenke stets, was es sonst noch zu tun gibt.

Terminiert

Jedes Ziel und jede Aufgabe braucht mindestens ein End-Datum, idealerweise auch einen Startzeitpunkt.

Klärung des Ziels / der Aufgabe durch W-Fragen

Oft bekommen wir Aufgaben von anderen Menschen zugeteilt oder übertragen. Nicht selten kann es dabei dazu kommen, dass wir erst später herausfinden, dass uns wichtige Informationen gefehlt haben.


Folgende Tabelle hilft dir dabei, alle relevanten Daten eines Arbeitsauftrags zu erfragen, bevor du in diese Bredouille gerätst.

W-Fragen
Wer …hat hier außerdem Expertise? Wen kann ich fragen? Wer hat diese Aufgabe schon mal gemacht? – nutze das Wissen deiner Kollegen; Wissensstand /-pool erfragen!
Wie …(genau) soll die Aufgabe erledigt werden? …viel soll ich (bis wann) erledigen? Detailierungsgrad erfragen!
Was …ist außerdem wichtig und was gehört NICHT zu dieser Aufgabe? Zusatzinfos und Grenzen erfragen!
Wieso/ Weshalb/ Warum … ist diese Aufgabe relevant? Klärung des Hintergrunds/Sinn der Aufgabe; Hintergründe und Historie erfragen, Stichwort: Gesamtzusammenhang!
Wann …soll spätestens damit begonnen werden? …soll die Aufgabe erledigt bzw. abgeschlossen sein? Zeitrahmen erfragen!

Idee der Zielklärung und der W-Fragen:


Selbstverständlich sollen diese W-Fragen nicht stoisch und gebetsmühlenartig zu jeder einzelnen Aufgabe gestellt werden, noch sollst du alle hintereinander stellen. Kläre aber bitte ALLE Ws, die für die Aufgabe unklar sind, damit du in kürzester Zeit das beste Arbeitsergebnis erreichen kannst.


Vorteile für dein Zeitmanagement:


Zeit in die Klärung zu investieren bedeutet, dass du Klarheit darüber erhältst was genau zu tun ist (und was nicht). Das hilft dabei, die Zeit besser einschätzen zu können und verhindert somit, dass du mehr Zeit als nötig in eine Aufgabe investierst. Dein Zeitinvestment in die Klärung einer Aufgabe verhindert Doppelarbeit. So kannst du dir sicher sein, dass du die Aufgabe genau so ausführst, wie es der Auftraggeber von dir erwartet. Wer smart arbeitet, vermeidet Demotivation durch unnütze Mehrarbeit und hat mehr Zeit für Aufgaben, die tatsächlich einmal länger dauern.

Betrachte deine letzten zwei Projekte oder Aufgaben die du bekommen hast und beantworte dir selbst diesbezüglich die oben vorgestellten W-Fragen.


Welche W-Fragen konntest du dir nicht hinreichend beantworten?

Gehe diesbezüglich nochmal in die Klärung und beschaffe dir die nötigen Informationen!


Hilfreich für die Arbeitspraxis kann auch ein kleiner Reminder bzgl. der W-Fragen am Schreibtisch oder Bildschirm sein.

10 Minuten

Klarheit durch ein Gespräch oder einfach drauf los?



Möglicherweise entscheidet auch die Art der Aufgabe / des Projekts mit über dein Vorgehen:

Wenn du aus früheren Aufgaben oder Projekten weißt, was und wie etwas zu tun ist, kannst du einfach loslegen. Für alles Andere gilt: Kreative und innovative Aufgaben/Projekte brauchen oftmals weniger einen genauen Rahmen als mehr Messbarkeit und Termine. Aufgaben die neu für dich sind, sollten so genau wie möglich erfragt werden. Dieses Vorgehen kann dein Zeitmanagement verbessern und möglicherweise auch deine Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und Führungskräften, da Missverständnisse vermieden werden. Auch Routineaufgaben können von Zeit zu Zeit hinterfragt werden: Macht das so noch Sinn oder lässt sich hier etwas optimieren?

Für den Alltag können folgende Formulierungsvorschläge hilfreich sein:


  • Wie genau stellst du dir das Ergebnis vor?
  • Hast du schon eine Idee, was dir vorschwebt?
  • Was bedeutet das genau?
  • Auf welche Besonderheiten sind aus deiner Sicht zu achten?
  • Haben wir so etwas ähnliches im Unternehmen bereits gemacht, wer war denn daran beteiligt?
    Dann frage ich da schon direkt mal nach, vielleicht haben die ja schon was.
  • Warum ist dieses Detail so wichtig? Gibt es einen Hintergrund hierzu?
  • Auf welchen Rahmen sollte ich achten?
  • Für mich ergeben sich folgende logische Schritte, wie schätzt du das ein?
  • Ich würde jetzt so anfangen, was meinst du?
  • Wieviel brauchst du?
  • Bis wann soll es spätestens fertig sein?
  • Was ist die absolute Deadline?
  • Das bekomme ich bis Donnerstag Nachmittag fertig, reicht dir das?
  • Vor nächster Woche wird das leider nichts, aber den ersten Rohentwurf können wir gerne morgen am Nachmittag schon gegenchecken. Deal?
  • Passt das, wenn ich dir heute noch den Zwischenstand zum Abgleich zeige?
    Dann kannst du schon gleich deine Idee mit rein geben.    

Dies war die Demo eines Microlearnings aus einem unserer verschiedenen Kompetenzbereiche.

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